Systemy konferencyjne

Przygotowania do konferencji muszą przebiegać dwutorowo – z jednej strony kluczowa jest strona merytoryczna, ale uzupełniać musi ją odpowiednie przygotowanie techniczne. Nowoczesne systemy konferencyjne ułatwiają przekaz i odbiór informacji, co przekłada się na komfort czynnych i biernych uczestników wydarzenia.

 

Co możemy zyskać?

Na zarządzanie spotkaniem składają się drobne elementy, o które muszą zadbać organizatorzy. Jednym z nich jest obsługa techniczna, dzięki której możliwe będzie właściwe nagłośnienie, tłumaczenie i zaangażowanie uczestników w dyskusję. Efekty, jakie osiągniemy dzięki odpowiednio dobranemu systemowi konferencyjnemu, to między innymi:

 

ułatwienie komunikacji pomiędzy uczestnikami. Będą oni mieli możliwość bezpośredniego włączenia się do dyskusji lub sygnalizowania przewodniczącemu chęci zabrania głosu.

 

kontrola przewodniczącego konferencji. Zapanowanie nad uczestnikami spotkania będzie znacznie łatwiejsze, jeśli organizatorzy zdecydują się na system pozwalający na przykład na blokadę i aktywację mikrofonów, dzięki czemu wypowiedzi uczestników nie będą się na siebie nakładać.

 

łatwiejsze planowanie konferencji dzięki kontroli czasów przemówień, co pozwala na prowadzenie spotkania według ustalonego wcześniej schematu;

 

rejestrowanie wypowiedzi – to ważna funkcja nowoczesnych systemów konferencyjnych, bowiem pozwala na archiwizację zgromadzanego materiału w formie audio, a czasem nawet video. Znacznie ułatwia to późniejsze odtwarzanie przebiegu spotkania i sporządzenie notatek i protokołów.

 

Wykorzystywane technologie

Oferta jeśli chodzi o konkretne rozwiązania techniczne, jest bardzo szeroka i pozwala na dostosowanie wykorzystanych urządzeń do konkretnej sytuacji. Optymalne nagłośnienie można osiągnąć dzięki kolumnom głośnikowym, mikrofonom i wzmacniaczom. Zadecyduje ono o czystości i wyrazistości dźwięku, które wpłyną z kolei na komfort uczestników.

Kwestią, którą należy przemyśleć wcześniej, jest wybór systemu przewodowego lub bezprzewodowego. Wiele zależy w tym przypadku od warunków – jeśli w trakcie trwania konferencji  planujemy zmianę sali, wygodniejszy może okazać się system o prostszej obsłudze – w wypadku rozwiązań bezprzewodowych trzeba się jednak liczyć z większymi kosztami.

Urozmaiceniem wystąpień coraz częściej są prezentacje multimedialne, pokazy zdjęć i innych multimediów. Przygotowując miejsce konferencji, należy więc zadbać o odpowiedni sprzęt, który umożliwi wykorzystanie tego rodzaju materiałów i zapewni dodatkowe efekty wizualne – będą to na przykład projektory, ekrany, plazmy lub ściany diodowe.

Dodatkowych przygotowań wymaga konferencja, której uczestnikami są obcokrajowcy i wystąpienia będą wygłaszane w kilku językach. Niezbędne wówczas okażą się tłumaczenia wypowiedzi – możemy je uzyskać dzięki wykorzystaniu systemom tłumaczeń symultanicznych oraz kabin symultanicznych. Dzięki nim goście zyskają możliwość swobodnego uczestniczenia w obradach oraz zabierania głosu w dyskusjach. Dodatkową pomoc dla organizatorów zapewnią wykwalifikowani tłumacze z którymi współpracują firmy pomagające przygotować konferencję.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *